iFenix förenar franchisegivarens styrning med butikens lokala drift
En franchisekedja behöver fungera som en sammanhållen organisation utan att ta bort franchisetagarens ansvar för den egna verksamheten. Det skapar krav som vanliga affärssystem inte alltid är byggda för. Centrala priser, kampanjer, sortiment och behörigheter ska kunna styras från huvudkontoret, samtidigt som varje butik behöver hantera sin försäljning, sitt lager, sina inköp och sin ekonomi lokalt. iFenix är utvecklat för att samla dessa två perspektiv i samma system och låta kedjan arbeta gemensamt utan att den lokala driften blir onödigt begränsad.
Central styrning utan att den lokala verksamheten tappar handlingsutrymme
Genesis IT beskriver iFenix som ett affärssystem byggt för franchisekedjor och frivillig fackhandel. Grundtanken är att franchisegivaren ska kunna bestämma det som behöver vara gemensamt, medan franchisetagaren fortsätter att driva sin butik självständigt inom de ramar som har satts upp. Systemet skiljer därmed mellan kedjans centrala ansvar och butikens lokala drift utan att skapa två separata tekniska miljöer.
Franchisegivaren kan styra priser, kampanjer, sortiment och behörigheter centralt. När ett kampanjpris aktiveras ska det börja gälla i hela nätverket direkt, utan att varje franchisetagare behöver lägga in informationen manuellt. På samma sätt kan produktstyrning och kampanjdatum hanteras från huvudkontoret. Det minskar risken för att vissa butiker arbetar med fel pris eller missar en kampanj som resten av kedjan redan har börjat använda.
Den centrala styrningen omfattar även kund- och artikeldata. Franchisetagarna arbetar med samma artiklar och samma gemensamma underlag, medan produktbilder, specifikationer och leverantörsdata kan laddas och hanteras centralt. Den lokala butiken behöver då inte själv hålla all produktinformation uppdaterad. Det som är gemensamt för kedjan sköts i systemet, vilket ger franchisetagaren mer tid till de delar av verksamheten som faktiskt kräver lokala beslut.
Behörighetsstyrningen är anpassad efter roller och enheter. Huvudkontoret kan se hela nätverket, medan franchisetagaren ser den egna butiken. Tanken är att varje användare ska ha tillgång till den information som behövs för det egna arbetet, men inte mer än så. Det skapar en struktur där kedjan får överblick utan att den enskilda butiken behöver hantera information från andra enheter.
För franchisetagaren innebär upplägget att priser, sortiment och kampanjer från huvudkontoret redan finns klara i den lokala miljön. Butiken behöver inte börja varje arbetsdag med att kontrollera om centrala förändringar har införts. Den kan i stället fokusera på försäljning, kunder, inköp och den löpande driften. Den lokala självständigheten ligger kvar där den hör hemma, samtidigt som kedjans gemensamma beslut följs automatiskt.
Realtidsinformation gör kedjan lättare att styra
En återkommande utmaning i franchisekedjor är att huvudkontoret får information för sent. Om försäljning, lager och resultat rapporteras manuellt kan det dröja innan kedjeledningen ser vad som faktiskt händer i de olika enheterna. iFenix samlar informationen i samma system och ger franchisegivaren tillgång till försäljning, lager och resultat per enhet i realtid.
Det innebär att kedjan inte behöver vänta på en månadsrapport för att förstå hur en butik utvecklas. Huvudkontoret kan följa varje franchisetagares försäljning och lager medan verksamheten pågår. Jämförelser och nyckeltal kan tas fram för hela kedjan, och rapportmallar kan användas både på kedjenivå och enhetsnivå. Beslutsstödet blir därmed en del av den dagliga styrningen snarare än något som enbart används i efterhand.
Franchisetagaren har samtidigt insyn i den egna enheten. Den lokala verksamheten kan följa sitt resultat, sitt lager och sin försäljning utan att få tillgång till mer information än vad rollen kräver. Samma system ger alltså olika perspektiv beroende på vem som använder det. Franchisegivaren ser helheten, medan franchisetagaren ser sin butik och de uppgifter som behövs för att driva den.
När priser och kampanjer styrs centralt och försäljningen syns direkt blir det också lättare att se hur gemensamma beslut påverkar nätverket. Kedjan kan följa utvecklingen per butik och jämföra utfallet mellan enheter. Eftersom informationen inte behöver samlas in manuellt minskar även den administration som annars uppstår när flera franchisetagare ska rapportera på olika sätt.
Ekonomin är integrerad i samma flöde. Kassan, lagret och bokföringen hänger ihop, och resultatet per enhet kan följas utan att invänta månadens slut. Fakturering och bokföring hanteras i systemet, samtidigt som elektronisk fakturering inom organisationen minskar behovet av manuell hantering i båda ändar. Det ger både huvudkontoret och franchisetagaren ett mer sammanhållet ekonomiskt underlag.
Franchisetagaren driver butik och ehandel i samma system
Den lokala vardagen omfattar mer än centrala prislistor och rapporter. Franchisetagaren behöver kunna ta betalt, lägga beställningar, ta emot varor, hantera lager och följa ekonomin. iFenix samlar dessa delar i samma arbetsflöde, så att informationen uppdateras när en affär eller lagerhändelse genomförs.
Kassan är kopplad till lagret, ekonomin och de priser som huvudkontoret har beslutat om. När en vara säljs uppdateras de berörda delarna i samma ögonblick. Med mPOS kan betalning även tas emot ute på fältet, samtidigt som order, lager och ekonomi fortsätter att vara en del av samma system. Franchisetagaren behöver därmed inte flytta information mellan fristående lösningar efter att försäljningen har genomförts.
Inköp kan göras direkt i iFenix utan att användaren lämnar systemet. När varorna kommer in hanteras inleveransen i samma flöde som resten av verksamheten. Det skapar en sammanhängande väg från beställning till lager och vidare till försäljning. För butiken innebär det att flera återkommande moment kan skötas i en gemensam miljö.
E-handeln är också inbyggd direkt i affärssystemet. Webb och butik delar samma lager, priser och kunddata, vilket innebär att informationen inte behöver synkroniseras mellan separata plattformar. Kunden kan handla online eller i den fysiska butiken, medan lagersaldot ska stämma i båda kanalerna. Kedjan kan välja en centralt administrerad e-handel eller ett upplägg där varje franchisetagare driver sin egen webbutik.
Detta gör det möjligt för franchisetagaren att arbeta lokalt även när försäljningen sker i flera kanaler. Butik och e-handel behöver inte bli två skilda verksamheter med olika lager och prisinformation. Den centrala styrningen kan fortfarande gälla för kedjans gemensamma delar, medan den lokala enheten hanterar sin försäljning och sina kunder inom den struktur som franchisegivaren har beslutat om.
När administrationen hanteras i systemet kan personalen lägga mindre tid på att kontrollera överföringar och uppdateringar. Genesis IT beskriver iFenix som ett arbetssätt där systemet ska sköta återkommande administration och låta personalen arbeta mer mot kunderna. Det är en viktig del av balansen mellan kedjans kontroll och butikens praktiska självständighet.
Ett system som kan växa med franchisekedjan
När en franchisekedja öppnar en ny enhet kan IT-driftsättningen annars bli ett omfattande projekt. Med iFenix finns priser, sortiment och kampanjer redan i den centrala miljön. Den nya franchisetagaren läggs till i den befintliga lösningen, hårdvaran kopplas in och personalen utbildas. Den tunga centrala förberedelsen behöver därför inte göras om för varje butik.
Genesis IT anger att en ny enhet i teorin kan läggas till på dagar, men rekommenderar i praktiken omkring en månad för att personalen ska känna sig trygg i systemet. Onboarding och utbildning ingår som delar av implementationen och ska minska störningarna i den löpande verksamheten. Det ger kedjan ett mer förutsägbart upplägg när expansionen fortsätter.
Systemet är även byggt för att anpassas när verksamheten förändras. Kassor kan läggas till under högsäsong och tas bort när behovet minskar. En ny försäljningskanal kan startas utan att kedjan behöver införa en helt ny plattform. En ny franchisetagare kan läggas till utan att det befintliga nätverket påverkas eller att ett nytt leverantörsprojekt behöver inledas.
Prismodellen för franchisekedjor bygger på ett centralt avtal med standardiserade avgifter per enhet. Det gör att varje franchisetagare kan veta vad IT-lösningen kostar från början. När nya enheter öppnas läggs de till i avtalet, vilket minskar behovet av separata förhandlingar och nya IT-projekt vid varje expansion.
iFenix är valt och rekommenderat av Mestergruppen för XL-BYGG och Bolist i Sverige. Enligt Genesis IT ställer Mestergruppen höga krav på IT-infrastruktur, stabilitet och funktioner för franchise. Systemet har utvecklats och driftats sedan 1998, medan support och utveckling sköts av medarbetare som arbetar med iFenix varje dag.
För en franchisekedja ligger styrkan i att samma system kan hantera två olika roller utan att blanda ihop deras ansvar. Franchisegivaren får central kontroll över de delar som ska vara gemensamma och kan följa hela nätverket i realtid. Franchisetagaren får ett lokalt arbetsverktyg för kassa, inköp, lager, ekonomi och e-handel. Resultatet är ett affärssystem där kedjans gemensamma struktur och butikens självständiga drift kan fungera sida vid sida.